Encargo del tratamiento

Versión 2026-09-25 · Servicio para empresas y profesionales

Objeto y partes

La empresa cliente actúa como responsable del tratamiento de las llamadas de sus interlocutores. Aeforma, identificada en el aviso legal, actúa como encargado para prestar el servicio siguiendo instrucciones documentadas. Este documento describe el marco del encargo, que debe concretarse y formalizarse con cada empresa antes de tratar datos reales.

Datos y operaciones

El servicio puede procesar voz durante la llamada, generar transcripciones, recoger y clasificar solicitudes y datos de contacto, permitir consulta en el panel y transmitir la información a destinos autorizados. Puede incluir nombres, teléfonos, direcciones, motivos de atención, averías y preferencias de cita, según la configuración del cliente. La conexión con calendarios y software SAT requiere capacidad contratada y verificación.

El responsable establece finalidad, base jurídica, información a interlocutores, minimización y conservación. Los tratamientos de categorías especiales o datos penales requieren evaluación y acuerdo específicos; no deben recogerse indiscriminadamente.

Instrucciones y confidencialidad

Las instrucciones se documentan en el contrato, configuración y peticiones verificadas de la administración de la empresa. El encargado limita el uso a esas instrucciones, informa si aprecia una infracción y mantiene confidencialidad y acceso restringido del personal autorizado. No se autoriza destinar los datos de llamadas a publicidad propia.

Seguridad y asistencia

El encargo debe recoger medidas proporcionadas al riesgo: separación de empresas, permisos, protección de credenciales y comunicaciones, registro de incidencias y recuperación. Su implantación y pruebas deben verificarse en el entorno real. La empresa administra los accesos de sus usuarios y comunica incidencias.

El encargado asiste al responsable en solicitudes de derechos, evaluación de riesgos y obligaciones de seguridad, y comunica las violaciones de datos sin dilación indebida aportando la información disponible. Los plazos y canales operativos se concretan antes de la activación.

Subencargados y transferencias

Antes de la activación se entrega la relación nominal de proveedores con entidad, función, ubicación, conservación y garantías: telefonía, voz/IA, alojamiento, correo y copias según la instalación. No se da por formalizado un contrato ni por autorizado un proveedor por mencionarlo como tecnología posible. Los cambios requieren el mecanismo de información y autorización acordado con el cliente.

Cualquier tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo exige garantías aplicables, evaluación y medidas complementarias cuando proceda. Los destinos que el cliente elige, como su software SAT o calendario, deben quedar documentados junto con su autorización.

Fin del servicio y comprobación

Se acuerdan la devolución o supresión de los datos, formatos, plazos y tratamiento de copias, salvo obligaciones de conservación. Se facilita información para demostrar las obligaciones del encargo y las comprobaciones acordadas conforme al artículo 28 del RGPD. La publicación de este texto no sustituye su formalización ni las verificaciones operativas.

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